Política de privacidade · mProjects

1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é a Multilem - Design e Construção de Espaços, S.A., com sede no Parque Industrial da Rainha L.9, Vila Nova da Rainha, 2050-522 Azambuja, Portugal.

Esta política aplica-se ao mProjects (pm.multilem.com) e à app das horas (horas.multilem.com), que são a mesma plataforma.

Para qualquer questão relacionada com a proteção de dados ou com esta política, contacte a área de Transformação Digital através dos canais internos habituais.

2. Que dados tratamos

• Identificação e contacto: nome, email e telemóvel profissionais (recebidos do portal de RH), empresa (no caso de trabalhadores de empresas subcontratadas), equipa, função, chefia, número e centro de custo no Primavera.
• Conta: credenciais de acesso ao portal e código pessoal da app das horas (guardados cifrados), estado da conta e informação técnica necessária à gestão da autenticação e segurança da plataforma (incluindo proteção contra tentativas abusivas de acesso). Regista-se cada início e fim de sessão (data, hora e método) e, na app das horas, o endereço IP e o dispositivo usados. Estes registos servem a segurança e são consultados apenas pela administração da plataforma.
• Tempo de trabalho: horas por dia, hora de início e de fim, projeto ou atividade, fase, noite fora, notas do registo e quem validou.
• Ausências: tipo (férias, bolsa de horas, baixa, falta, trabalho de madrugada), datas, duração e a justificação, quando é pedida. Do portal de RH recebem-se apenas o tipo e as datas — nunca o documento nem qualquer detalhe clínico.
• Bolsa de horas e pagamentos: saldo de horas, pedidos e respostas, prestações, valores pagos, acertos e respetivos motivos, e o custo à hora usado nos relatórios de custo de mão de obra.
• Escala e viagens: alocação a projetos, disponibilidade para dias não úteis, destinos e datas de viagem.
• Relação comercial: nome, função, email e telefone profissionais dos contactos dos clientes, lidos do HubSpot, e as notas sobre a relação comercial.

O mProjects não foi concebido para tratar documentos médicos nem outras categorias especiais de dados pessoais. Os utilizadores não devem introduzir esse tipo de informação nas notas, justificações ou restantes funcionalidades da plataforma.

3. Para que usamos os dados e com que fundamento

Os dados pessoais são tratados para:

• gerir os projetos, da proposta ao fecho;
• registar e validar o tempo de trabalho;
• gerir a bolsa de horas e preparar os pagamentos;
• organizar a escala da produção, as ausências e as viagens;
• acompanhar o custo de mão de obra dos projetos;
• assegurar o funcionamento, a administração e a segurança da plataforma;
• cumprir obrigações legais e organizacionais da Multilem.

O tratamento baseia-se na execução da relação profissional existente com os utilizadores (ou do contrato com a empresa subcontratada), no cumprimento de obrigações legais, incluindo o registo dos tempos de trabalho, e no interesse legítimo da Multilem na gestão dos seus projetos e sistemas de informação.

4. Quem tem acesso

• O próprio, na app das horas: os seus registos, a sua bolsa e as suas ausências.
• As chefias e os responsáveis envolvidos na aprovação das horas (Operações, Responsável de Produção): os registos e as ausências de quem aprovam, incluindo o motivo.
• O Financeiro: a bolsa de horas e os pagamentos.
• A direção e a administração da plataforma, incluindo o custo à hora, que mais ninguém vê.
• O acesso é limitado por perfil e âmbito (princípio da minimização). As exportações para Excel não indicam o motivo das ausências.

O portal de RH da Multilem envia a esta plataforma o email e o telemóvel profissionais e o tipo e as datas das ausências. Os dados comerciais são lidos do HubSpot, para onde nada é enviado. O código pessoal da app das horas pode ser entregue por WhatsApp, a partir do telemóvel de quem o entrega, para o telemóvel profissional do destinatário; não há ligação automática entre a plataforma e o WhatsApp.

5. Subcontratantes e alojamento

O mProjects está alojado em infraestrutura na União Europeia. São utilizados os seguintes prestadores como subcontratantes, ao abrigo dos respetivos acordos de tratamento de dados (art. 28.º RGPD): Vercel (alojamento da aplicação e armazenamento das cópias de segurança, em Frankfurt), Neon (base de dados PostgreSQL, em Frankfurt) e a Microsoft (início de sessão com a conta da empresa).

A plataforma usa apenas cookies estritamente necessários ao início de sessão e à segurança. Não usa cookies de publicidade nem de análise; a medição de desempenho das páginas não usa cookies nem identifica ninguém.

A lista de subcontratantes poderá ser atualizada sempre que necessário, sendo utilizados apenas fornecedores que ofereçam garantias adequadas de proteção de dados.

6. Durante quanto tempo conservamos os dados

Os dados são conservados apenas durante o período necessário às finalidades para que foram recolhidos e enquanto subsistir a relação profissional com a Multilem, sem prejuízo dos prazos legais aplicáveis.

Estão em definição, sujeitos a validação de proteção de dados, prazos máximos para os registos de tempo de trabalho, ausências, bolsa de horas e pagamentos, que respeitarão o prazo legal de conservação dos registos de tempo de trabalho. Até essa definição, estes dados são conservados ao abrigo da linha «gestão operacional e obrigações legais» acima.

7. Os seus direitos

Para exercer qualquer dos seus direitos previstos no RGPD (acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade), contacte a área de Transformação Digital através dos canais internos habituais. Tem também o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (em Portugal, a CNPD).

8. Segurança

A Multilem implementa medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, alteração, perda ou destruição.

Estas medidas incluem, entre outras:

• controlo de acessos baseado em perfis;
• proteção das credenciais de autenticação e dos códigos de acesso;
• fim de sessão automático no tablet partilhado;
• registo de ações relevantes para efeitos de auditoria;
• limitação do acesso aos dados às pessoas que deles necessitem no exercício das suas funções.

Apesar das medidas implementadas, nenhum sistema garante segurança absoluta. Qualquer incidente de segurança deverá ser comunicado à área de Transformação Digital.

9. Alterações

Esta política pode ser atualizada. A versão em vigor está sempre disponível no portal e na app das horas, com a data da última atualização.